Aapmanagement: Valkuil van veel ondernemers en leidinggevenden

Hoe voorkom je dat medewerkers hun problemen bij jou parkeren? Wat is ervoor nodig om hen zélf hun taken goed te laten uitvoeren? Welke stappen kun jij zetten om tijd vrij te maken voor je verantwoordelijkheden als leidinggevende?

Voorbeeld:
Een leidinggevende is onderweg naar een vergadering als hij door een medewerker wordt aangesproken. ‘We hebben een probleem met de inkoop bij de Sligro’ vertelt de medewerker en hij legt uit wat er aan de hand is. De leidinggevende luistert en realiseert zich dat hij extra informatie moet inwinnen om een goed besluit te kunnen nemen. Omdat de vergadering bijna begint zegt hij: ‘Ik zal ernaar kijken en kom erop terug.’ Ze vervolgen allebei hun weg.

Aap op je schouder

Voor veel ondernemers en leidinggevenden is bovenstaand scenario herkenbaar. Als een medewerker naar je toekomt, een mailtje stuurt of opbelt zit er vrijwel altijd een aap op zijn rug die hij probeert aan jou te geven. Een ‘aap’ is de volgende stap van een project of probleem (die in veel gevallen bij iemand anders hoort). Zodra de medewerker uitlegt wat er aan de hand is, legt de aap als het ware een poot op jouw schouder. Door toe te zeggen dat je ernaar gaat kijken of hem te vragen om er een mailtje of memo over te sturen klimt de aap op jouw schouders en loopt je medewerker opgelucht en een paar kilo lichter weg.

Op wie zat de aap?

Laten we de bovenstaande situatie analyseren. Op wie zat de aap voordat de leidinggevende en de medewerker elkaar ontmoetten? Op de medewerker. En toen ze uit elkaar gingen, op wie zat de aap toen? Op de leidinggevende. Zonder het te beseffen heeft deze leidinggevende de verantwoordelijkheid voor het probleem van zijn medewerker overgenomen (ik zal ernaar kijken) en hem bovendien een voortgangsrapport beloofd (ik kom erop terug).

Apenverzorger als leider

Bij iedere aap zijn twee partijen betrokken: één om de taak uit te voeren en één om de taak te bewaken. Zodra je de aap van je medewerker overneemt, verandert jouw rol in die van uitvoerder. En je medewerker krijgt de rol van bewaker. Om zeker te stellen wie de nieuwe baas is komt hij de volgende dag naar je toe met de vraag: ‘Hoe staat het ermee?’. Dit noemen we supervisie. In plaats dat de medewerker voor jou werkt, werk jij nu voor hem. Bij sommige leidinggevenden gaat dit zover dat medewerkers continu hun leidinggevende aan het managen zijn in plaats van andersom…

Apenlokker als leider

Er is nog een ander probleem, want door apen van je medewerkers over te nemen geef je onbewust de boodschap af dat je die apen wilt. Hoe meer taken en problemen je oppikt, des te meer werk medewerkers jou zullen geven. Voor je het weet is je hoofd veranderd in een apenrots en kom je niet meer aan jouw (leidinggevende) verantwoordelijkheden toe.

Bananen aan een boom

Vooral leidinggevenden die eerst een uitvoerende rol hebben gehad vinden het heerlijk om apen van hun medewerkers over te nemen. Ze halen voldoening uit het voor hen bekende uitvoerende werk en worstelen nog met hun nieuwe managementtaken. De bewondering en waardering die ze krijgen als ze taken van hun medewerkers overnemen fungeren als bananen aan een boom die de apen letterlijk naar hen toe lokken.

Sociaal management

Er zijn leidinggevenden die van nature geneigd zijn om zoveel mogelijk problemen van hun medewerkers over te nemen. Daarmee willen zij hun medewerkers ontlasten van deze ballast, zodat zij weer verder kunnen met hun (standaard)werk. Dit verschijnsel valt te typeren als ‘sociaal management’. De overtuiging van de leidinggevende is in feite heel sociaal; hij wil de medewerker zoveel mogelijk helpen door problemen weg te nemen.

Ondanks deze positieve gedachte zijn de neveneffecten dramatisch, zowel voor de leidinggevende als voor de medewerker. De leidinggevende krijgt last van apenstress. Het wordt namelijk langzaam maar zeker een gewoonte van alle medewerkers om alle problemen en afwijkingen bij ‘de baas’ te droppen. Daarvan is het gevolg dat de leidinggevende binnen korte tijd een hok vol apen heeft gecreëerd. Op het voorhoofd van de leidinggevende zou je het bordje ‘Apenheul’ kunnen plaatsen. Vol onbegrip vraagt deze leidinggevende zich af hoe het komt dat hij alleen maar problemen aan het oplossen is en niet meer toekomt aan zijn eigenlijke werk. Zelfs overspannenheid kan op de loer liggen. Het is misschien zelfs heel frustrerend dat de medewerkers geen eigen initiatief tonen bij het aanpakken van problemen. Voor het minste of geringste staan ze weer voor zijn neus. “Geef maar weer hier”, horen we de leidinggevende al zeggen, met een diepe zucht van frustratie. Het ergste van dit verhaal is dat deze leidinggevende die situatie helemaal zelf heeft gecreëerd, doordat hij ooit is begonnen met het overnemen van de problemen van zijn medewerkers.

Ook voor de medewerkers heeft dit verschijnsel dramatische gevolgen. In eerste instantie zullen zij blij zijn dat ze van hun probleem af zijn. Maar ondertussen is een gevaarlijk proces ingezet. Het zelfdenkend vermogen of probleemoplossend vermogen van de medewerkers wordt door de leidinggevende stilgelegd. Zodra het spannend wordt en men ergens over moet nadenken, doet de leidinggevende dat. Het standaardwerk ligt bij de medewerkers. Als je hun na verloop van tijd vraagt waarom ze altijd direct naar de leidinggevende gaan met problemen, is het antwoord vaak: “Dat weet ik niet. Als er een probleem is, lost hij dat op.” En op de vraag “Kun je het zelf niet oplossen?” zou nog wel eens het volgende verrassende antwoord kunnen komen: “Jawel hoor, maar dat is niet de bedoeling.” Het is cultuur geworden. Onbedoeld gecreëerd door de leidinggevende. Er is geen sprake meer van een lerend team; initiatieven en verantwoordelijkheidsgevoel verdwijnen langzaam.

Geef die aap terug!

Herkenbaar? Benieuwd hoe je (onder andere) hier mee om kunt gaan? Wil je leren hoe je kunt voorkomen dat apen op jouw schouders belanden? En hoe je ze teruggeeft aan de rechtmatige eigenaar als ze toch op je schouders zijn gekomen. Schrijf je dan in voor de nieuwe 2-daagse Training Praktisch Leidinggeven!

Bron: HSN Training Praktisch Leidinggeven