Top 10 Tips: Goede voorbereiding Kerst en Oud & Nieuw

"Echte gastvrijheid gaat verder dan het serveren van een maaltijd; het creëert momenten die mensen koesteren en onthouden."
Tijdens de feestdagen hebben gasten behoefte aan warmte en verbondenheid; hier liggen kansen voor de Horeca om die ervaring onvergetelijk te maken. Daarom delen we deze top 10 tips voor een goede voorbereiding om zo stressloos mogelijk de feestdagen in te gaan én het plezier van je gasten en je medewerkers te verhogen. Of je nu een restaurant, café, cafetaria of brasserie hebt, met deze tips kun je gegarandeerd aan de slag.

Open of niet tijdens de feestdagen? 

De allereerste beslissing die je maakt, is kiezen of je tijdens de feestdagen opent of niet. Het zijn natuurlijk ook voor jou feestdagen en de personeelskosten swingen op deze dagen vaak de pan uit. Bepaal voor jezelf of je sluit, afhaal op bestelling voorziet of er helemaal voor gaat. 

Als je er in slaagt om rendabel open te zijn tijdens de eindejaarsperiode, is het dus zeker de moeite waard om te openen.

Heb je het besluit genomen om wel open te zijn tijdens Kerst en Oud & Nieuw, dan vind je hieronder 10 praktische tips om de eindejaarsperiode optimaal te benutten.

Tip 1: Slimme maar beperkte menukaart

Een goede (eindejaars)menukaart is beperkt qua keuze. Onderzoek heeft aangetoond dat meer keuze leidt tot keuzestress bij gasten. Daarnaast zorgt het er ook voor dat gasten minder tevreden zijn. Een gast veel keuze bieden lijkt gastvrij, maar zorgt er in de praktijk voor dat gasten ook het gevoel hebben dat ze veel missen. Help je gasten daarom door een selectie van lekkere én voor jou interessante combinaties (cross- en upselling) aan te bieden.
Maak ook voor ieder gerecht een goede kostprijsberekening, de gerechten op je kaart moeten niet alleen top zijn voor je gasten maar uiteraard ook winstgevend zijn voor jou als ondernemer.
Wil je inspriratie opdoen en de perfecte menukaart samenstellen, bestel dan het boek 'Boost je Menukaart'. Dit boek staat vol met praktische tips & tools om meer geld te verdienen met je menukaart en gasten een (nog) betere beleving te geven. 

Tip 2: Bied gasten een arrangement aan

Naast een slimme en beperkte menukaart kun je ook nog een stapje verder gaan en een vast menu aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan een kerstarrangement tijdens de Kerstdagen of een speciaal arrangement voor Oud & Nieuw. Zo neem je de keuzestress van je gasten helemaal weg en kunnen ze gewoon genieten. Een bijkomend voordeel van zo’n speciaal menu is dat je jouw toppers kunt aanbieden (waar je natuurlijk ook weer een goede kostenprijsberekening voor hebt gemaakt) maar ook dat je zo je koks werk bespaart. Omdat het dezelfde gerechten zijn die in dezelfde volgorde bereid moeten worden, is het werk van je medewerkers een stuk eenvoudiger. Daarnaast weet je van tevoren precies hoeveel je moet inkopen, heb je daardoor ook minder derving en kunnen je medewerkers de mise-en-place beter voorbereiden. 
Extra tip: Vergeet ook niet om een aangepaste wijnkaart te maken met passende wijnen per gerecht! 

Tip 3: Creëer schaarste

Door je menukaart te beperken, ontneem je je gasten wat keuzestress, maar je kunt ook op die stress inspelen. Mensen missen niet graag iets, dus als je bepaalde gerechten slechts voor een beperkte tijd op je kaart zet, zullen ze daar sneller voor kiezen. Enkel en alleen omdat ze dat later niet meer kunnen. Door regelmatig van gerechten te wisselen, geef je je (vaste) gasten ook meer redenen om terug te komen.

Tip 4: Bewaak je voedselveiligheid

Je kunt nog zo'n mooie menukaart hebben en investeren in de presentatie van je gerechten, maar vergeet ook je HACCP processen niet! Houd je HACCP controlelijsten 'tegen het licht' en controleer het kennisniveau van je medewerkers. Is het kennisniveau niet voldoende, laat hen dan de HACCP Video Training volgen. Met deze training leren ze in 3 tot 5 uur alles wat ze moeten weten over voedselveiligheid en hoe ze de HACCP richtlijnen kunnen doorvoeren in de bedrijfsprocessen.

Tip 5: Neem contact op met je leverancier(s)

Neem contact op met je (vaste) leveranciers en maak daar goede afspraken mee. Vraag wat ze je kunnen bieden, onderhandel over de prijs en maak goede afspraken over de levertijd. Ook jouw leveranciers hebben het druk in de eindejaarsperiode, hoe eerder je contact met ze opneemt en met ze aan tafel gaat zitten om samen afspraken te maken, hoe groter de kans dat je tot de beste afspraken komt. Daarnaast verbetert het ook de relatie tussen jou en je leverancier(s), zij zullen het op prijs stellen dat je zo tijdig 'aan de bel trekt'. 
Extra tip: Kies voor duurzaamheid en lokale producten
Laat je gasten zien dat je bedrijf niet alleen staat voor kwaliteit, maar ook voor milieubewustzijn. Werk samen met lokale leveranciers en stel een menu samen met seizoensgebonden en lokale producten. Dit versterkt je band met de lokale gemeenschap en geeft je gerechten een uniek en authentiek karakter. 

Tip 6: Betrek je medewerkers

Jouw medewerkers zijn essentieel, dat is het hele jaar zo en ook met Kerst en Oud & Nieuw zijn zij onmisbaar. Betrek ze daarom bij de voorbereidingen. Stem af wanneer wie werkt en wie vrij is. Op deze manier heb je ook beter inzicht of je bezetting voldoende is.
Daarnaast verzetten twee paar handen meer werk dan één, hetzelfde geldt voor het bedenken van ideeën. Inspraak krijgen werkt bovendien motiverend, waardoor het enthousiasme van je team ook zal stijgen en dit enthousiasme straalt ook weer af op je gasten. Is het team zelfs zo enthousiast dat er teveel ideeën zijn, laat ze dan stemmen. Schrijf de ideeën op een bord, geef iedereen drie stemmen en dan wordt snel duidelijk wat de meest populaire suggesties zijn.
Extra tip: Denk ook aan het feestelijk maken van je personeelseten tijdens deze dagen, zodat het voor hen ook echt feest en gezellig is. Dit schiet er op drukke dagen vaak bij in! 

Tip 7: Juiste sfeerbeleving

Denk, naast de presentatie van je gerechten en je dranken, na over de aankleding van je bedrijf. Gebruik je al jaren dezelfde aankleding, controleer dan tijdig of deze nog een goede staat is. Daarnaast kun je je ook afvragen of het niet eens tijd is voor vernieuwing...? Betrek ook hier weer je medewerkers en vraag je (vaste) gasten hoe zij de sfeerbeleving tijdens de feestdagen hebben ervaren. Besluit je om nieuwe aankopen te doen, ga hier dan tijdig naar op zoek of gebruik je huidige aankleding nog één jaar en plan nieuwe aankopen in ná de feestdagen, dit is hét moment dat je veel decoratie met tot wel 50% korting kunt inkopen! Dat scheelt weer een slok op een borrel!  

Tip 8: Vergeet je gasten met een voedselallergie niet!

Wanneer je je menu('s) hebt samengesteld is het ook raadzaam om direct de allergenen van de gerechten in kaart te brengen. Laat het keukenteam nu al aan de slag gaan met de samenstelling van de allergenen per gerecht. Maak per gerecht een lijst met de allergenen. Dit is handig voor de keuken en kun je ook gebruiken in de communicatie naar de gasten. Dit kun je mondeling doen wanneer hierom gevraagd wordt, je kunt ook besluiten om de allergenen per gerecht op de menukaart te tonen of een aparte 'Allergenenmenukaart' te maken. Optioneel kun je kijken of je alternatieven kunt bedenken voor de aanwezige allergenen in een gerecht zodat een gerecht tóch geschikt is voor een gast met een voedselallergie of -intolerantie. Wanneer je medewerkers onvoldoende kennis hebben over allergenen, laat (één van) hen dan de Allergenen Video Training volgen. 
Extra tip: Wist je dat in een gezelschap meestal degene met een voedselallergie of -intolerantie bepalend is voor de keuze om ergens te gaan dineren? Wanneer deze gast zich veilig voelt om bij jou te komen eten, komt het hele gezelschap. Doe daar je voordeel mee! 

Tip 9: Begin op tijd met je marketing

Weet je wat je aan wilt gaan bieden tijdens de feestdagen, maak dan tijdig een marketingplan en investeer in je (online) zichtbaarheid. Het zou natuurlijk zonde zijn wanneer je veel tijd en energie gestoken hebt in het samenstellen van je menukaart, afspraken hebt gemaakt met je leverancier(s), je medewerkers enthousiast zijn en je vervolgens geen reserveringen krijgt en je een lege zaak hebt met de feestdagen! Heb je emailadressen van je (vaste) gasten, informeer ze dan via een email nieuwsbrief. Communiceer je events via Social Media en train je medewerkers in het attenderen van je speciale arrangementen tijdens een bezoek aan je bedrijf. 

Tip 10: Beloon je medewerkers

Vergeet je medewerkers niet te belonen voor al het werk het afgelopen jaar en hun inzet tijdens deze feestdagen. Het succes van je bedrijf wordt (mede) door hen bepaald. Investeer in bijvoorbeeld Kerstpakketten, een vooruitzicht van een dagje/weekendje weg in het komende jaar met het team, het organiseren van een Kerst- of Nieuwjaarsborrel of iets anders wat bij jou(w bedrijf) en medewerkers past. Gegarandeerd dat je medewerkers het zullen waarderen! 

Goede voorbereiding is....

Mocht er één succesformule bestaan, zouden er geen horecabedrijven meer sluiten. Jouw zaak, en die van je concullega's, hebben allemaal eigen troeven, kansen en uitdagingen. Wat wel universeel van toepassing is, is dat een goed begin het halve werk is! Start daarom deze week (als je niet al begonnen bent) met de voorbereiding op de eindejaarsperiode. 

Veel succes!