Het belang van goede functioneringsgesprekken

Eenrichtingsverkeer

Het is het meest gehoorde manco van die verplichte gesprekken die leidinggevenden en medewerkers geacht worden te voeren gedurende een jaar. Een functioneringsgesprek in de eerste maanden, een voortgangsgesprek halverwege en een beoordelingsgesprek aan het eind; zo staat het ongeveer opgeschreven in het Arbeidsvoorwaardenreglement (AVR 2017) van de Horeca. Maar wat maken al die verschillende termen uit, zo hoor je medewerkers klagen, als ik gewoon drie keer op mijn donder krijg?

"Vaak klinkt de kritiek dat het eenzijdige gesprekken zijn", zegt Abe de Jong van Berenschot HRM. "De leidinggevende vertelt dan alleen wat hij van de medewerker vindt en in de ergste gevallen gebruikt hij zo'n vijfpuntenschaal, van een onvoldoende tot uitstekend. Daar rolt dan vervolgens, als het om een beoordelingsgesprek gaat, al dan niet een salarisverhoging uit. Niet zo gek dat medewerkers zich zelden herkennen in zo'n oordeel. Het is erg subjectief en bovendien maar een momentopname."

Gelijkwaardigheid

Een ander punt is dat het functioneringsgesprek vaak verward wordt met het beoordelingsgesprek. Het heeft echter een heel ander doel. De manager verkondigt wat er moet gebeuren en wat zijn mening is over wat er gebeurd is. Terwijl JUIST bij een functioneringsgesprek de deelnemers gelijkwaardig moeten zijn. Het functioneren van een medewerker is immers niet te behandelen zonder daarbij de samenwerking met de leidinggevende te bespreken. En dat is niet mogelijk zonder dat beide aan het woord komen en ze echt naar elkaar luisteren. "Die gelijkwaardigheid is cruciaal", vindt De Jong. Tegelijkertijd stelt hij dat een gebruik daaraan niet is op te lossen door bijvoorbeeld betere gesprekstechnieken aan te leren. "De sfeer waarin een functioneringsgesprek plaatsvindt, volgt min of meer uit de bedrijfscultuur, de werkverhoudingen. Als die cultuur niet in orde is, corrigeer je dat niet met goede functioneringsgesprekken."

Coachend leidinggeven

Een functioneringsgesprek kan dus weinig zoden aan de dijk zetten, maar die eenzijdigheid bijvoorbeeld, is ook eigenlijk niet meer van deze tijd. Dat zegt Harry Scheermeijer van Kanters Horeca Advies en MMC. "Je ziet zodoende dat leidinggeven in de Horeca steeds vaker op basis van gelijkwaardigheid plaatsvindt, in het volle besef dat we allemaal professionals zijn die samenwerken".

Op een dergelijke manier leidinggeven, maakt formele functioneringsgesprekken zelfs vrijwel overbodig, vervolgt hij. "De coachende leidinggevende staat voortdurend open voor medewerkers, zal telkens even informeren hoe het gaat en heeft continu oog voor beter functioneren. Zo'n leidinggevende weet ook precies hoe de medewerkers in hun vel zitten." Een functioneringsgesprek in een dergelijke bedrijfscultuur zal dan ook geen verrassende resultaten opleveren. Het is hooguit een kans elkaar nog wat beter te leren kennen en om even wat langer (en rustiger) te spreken over wat de medewerker bezighoudt. "Ik raad het niet af hoor, functioneringsgesprekken", aldus Scheermeijer, "maar als je het doet, doe het dan goed en niet alleen omdat het moet. Maak dus duidelijke afspraken over hoe verbeteringen tot stand kunnen komen en leg het proces vast waarmee je de voortgang daarvan monitort. Bijvoorbeeld door elke 14 dagen even 10 minuten om de tafel te gaan zitten."

Horeca hectiek

Hoe dat proces efficiënt is in te richten, zal dus per bedrijf verschillen. "Meer dan in andere sectoren is de focus in de horeca sterk operationeel: ervoor zorgen dat het werk gedaan wordt", zegt De Jong. "Toch is het de moeite waard structureel tijd in te ruimen voor de vraag hoe het nog beter gedaan kan worden. Je kunt immers niet alles bespreken in de hectiek van alledag."

"Bij grote bedrijven is het vaker gestructureerd", stelt Scheermijer, "maar dat wil niet zeggen dat het in kleine zaken minder goed hoeft te gaan. Wat mij betreft is de beslissende vraag of de leidinggevende een goede coach is of niet. Dat is volgens mij bepalend voor de kwaliteit van de werkverhoudingen en de bedrijfscultuur."

Bron: Horeca Entree - januari 2018